Monessa yrityksessä elokuu merkitsee paluuta arkeen. Kesälomien jälkeen kalentereihin täyttyvät jälleen projektit, budjetit ja syksyn tavoitteet. Samaan aikaan yksi tärkeä asia saattaa jäädä vähemmälle huomiolle: ovatko kesälomat toteutuneet suunnitellusti?
Vuosilomalain mukainen lomakausi jatkuu vielä syyskuun loppuun asti. Siksi nyt on hyvä hetki tarkistaa, onko työntekijöillä vielä pitämättömiä lomapäiviä ja ovatko lomatiedot ajan tasalla yrityksen järjestelmissä.
Työvuorot, resurssit ja sijaisjärjestelyt pyritään yleensä suunnittelemaan hyvissä ajoin ennen lomakautta. Käytännössä kesän aikana tilanteet voivat kuitenkin muuttua. Sairastumiset, asiakasprojektien aikataulumuutokset, rekrytoinnit tai liiketoiminnan yllättävät tarpeet voivat siirtää suunniteltuja lomia myöhempään ajankohtaan. Tämän vuoksi alkuperäinen lomasuunnitelma ei aina vastaa syksyllä toteutunutta tilannetta.
Elokuu viimeistään onkin hyvä tarkistuspiste. Mitä aikaisemmin mahdolliset pitämättömät lomat tunnistetaan, sitä helpompi ne on järjestää sekä työntekijän että liiketoiminnan kannalta toimivalla tavalla.
Vuosiloman ansaintavuosi eli lomavuosi alkaa 1.4. ja päättyy seuraavan vuoden 31.3. Vuosilomaa kerryttävät lomavuoden aikana tehdyt työkuukaudet, ja kertyneet lomapäivät pidetään tämän jälkeen vuosilomalain mukaisina kesä- ja talvilomina.
Kesäloma pidetään yleensä 1.5.–30.9. välisenä aikana. Kesälomaan kuuluu tavallisesti vuosiloman 24 ensimmäistä arkipäivää. Tämän ylittävä osa, eli talviloma, pidetään yleensä lomakauden ulkopuolella viimeistään seuraavan vuoden huhtikuun loppuun mennessä.
Jos työntekijällä on vielä kesälomaan kuuluvia päiviä käyttämättä, niiden pitämistä kannattaa suunnitella hyvissä ajoin ennen lomakauden päättymistä. Samalla voidaan varmistaa, että työjärjestelyt, asiakastyö sekä henkilöstöresurssit pysyvät hallinnassa myös syyskuun aikana.
Lomien suunnittelun lisäksi on tärkeää varmistaa, että lomapäiväsaldot vastaavat todellista tilannetta. Erityisesti yrityksissä, joissa käytetään useita järjestelmiä työajanseurantaan, HR-hallintoon ja palkanlaskentaan, tiedot voivat poiketa toisistaan, jos niitä ei päivitetä säännöllisesti.
Jotta palkanlaskennan tiedot pysyvät ajan tasalla ja yhtenäisinä, kannattaa tarkistaa säännöllisesti:
Mitä ajantasaisempaa tieto on, sitä helpompaa myös loppuvuoden henkilöstö- ja taloussuunnittelu on.
Lomien hallinta ei ole pelkästään henkilöstöhallinnon tehtävä. Sillä on suora vaikutus myös yrityksen taloudelliseen raportointiin. Pitämättömät lomat kerryttävät lomapalkkavelkaa, jonka kehitystä yrityksen on tärkeää seurata. Mikäli lomasaldot eivät ole ajan tasalla, myös talouden tunnusluvut voivat antaa vääristyneen kuvan yrityksen tilanteesta.
Kun lomatiedot ovat oikein työajanseurannassa, palkanlaskennassa ja kirjanpidossa, yritys pystyy seuraamaan henkilöstökustannuksiaan luotettavammin ja tekemään päätöksiä ajantasaisen tiedon perusteella.
Kesälomakauden päättyminen tarjoaa hyvän mahdollisuuden tarkistaa, että lomat, saldot ja järjestelmätiedot vastaavat todellista tilannetta.
Pieni tarkistus elokuussa voi ehkäistä kiirettä syyskuun lopussa ja samalla varmistaa, että sekä henkilöstöhallinto että talouden seuranta perustuvat oikeaan tietoon.
